Drukbezet?

Als ambitieuze vrouwelijke professional met een gezellig sociaal leven heb jij vast ook wel eens te maken met tijdgebrek. Of in ieder geval voelt dat zo. Je wilt zoveel meer dan van activiteit naar activiteit rennen. Maar je vind zoveel leuk, je hebt zoveel te doen, dingen die belangrijk zijn, maar kiezen vind je maar ingewikkeld. Daarom deel ik vandaag 10 tips met je die je helpen om op een ontspannen manier met je tijd om te gaan. Want balans is de key!

Natuurlijk kunnen we niet opeens meer tijd creëren, maar we kunnen wel leren hoe we onze tijd beter inzetten. Deze tips zijn trouwens geïnspireerd op het boekje: Optimaal omgaan met je tijd, van ICM.

1.    Sta zelf aan het roer

Wanneer je zelf de regie neemt over je leven in plaats van je te laten leven door wat er door de dag heen op je af komt, zul je merken dat dit iets doet met je agenda. Het gevoel dat je geen grip hebt op je tijd en op je agenda geeft je namelijk het idee dat je onder druk staat, dat je haast hebt. Bovendien leidt het er toe dat je aan het einde van de dag denkt dat je niet toegekomen bent aan wat je graag had willen doen. Dat gevoel ontstaat wanneer je reageert op alles wat langs komt op een dag.

Als je steeds alert bent en op elke prikkel die langskomt reageert maakt je lichaam adrenaline aan. Dat is natuurlijk een superfunctie van je lijf in stressvolle situaties, maar wanneer er eigenlijk geen stress is, is dit behoorlijk ongezond. Je kunt bijvoorbeeld denken aan voortdurende piepjes van emails of appjes gedurende de dag. Maar ook deadlines die steeds verschuiven of collega’s die te pas en te onpas om jouw advies komen vragen veroorzaken deze reactie in je lijf.

Focus en richting

Regie nemen over je leven is hierbij de oplossing. Dit begint bij concreet maken van je doelen en vervolgens je focus leggen op het behalen van die doelen. Dat kan klein of groot zijn, dat maakt niet uit. Het kan met je werk, je onderneming of je privé te maken hebben. Maar stel doelen en vraag jezelf steeds af of dat waar je mee bezig bent bijdraagt aan het bereiken van je doelen. Zo krijg je steeds meer het gevoel van grip op je eigen tijdsbesteding.

Inzicht in je tijdsbesteding

Wist je trouwens dat veel mensen heel slecht zijn in het inschatten van hoeveel tijd iets kost? Wil je daar beter in worden dan kun je eens een dag, een week of een maand bijhouden hoe lang je bezig bent met bepaalde activiteiten. Denk je bijvoorbeeld: ik ben hier een halfuur mee bezig, zet dan eens een timer op 30 minuten en kijk of het klopt…Zo krijg je steeds meer inzicht in je tijdsbesteding.

2.     Maak keuzes vanuit je waarden

Wist je dat je per dag zo’n 30.000 keuzes maakt? Dit zijn kleine en grote beslissingen, maar allemaal hebben ze invloed op hoe jij je tijd besteedt. Als je vaak denkt: ik kom tijd te kort, dan heb je misschien niet meer tijd nodig, maar gewoon betere keuzes.

Wanneer je niet duidelijk hebt welke richting jij op wilt of je hebt geen doel voor ogen is beslissingen nemen erg lastig. Het gevolg is dat je maar wat doet of dat je jouw keuzes uitstelt. Je snapt het al: helderheid over wat voor jou belangrijk is, wat je te doen staat of welke richting je op moet gaat je helpen om veel makkelijker keuzes te maken.

Eén van de belangrijkste dingen om duidelijkheid over te krijgen is waar jij als mens voor wilt staan, wat echt het belangrijkste voor je is! Dat doe je door het ontdekken van jouw persoonlijke (kern)waarden. Kernwaarden zijn de woorden die symbool staan voor wat bij jou hoort. Ik heb daar eerder een keer een podcast over opgenomen. Dus luister die vooral ook een keer!

Vind jij het leuk om eens de tijd te nemen om je kernwaarden te ontdekken? Ik heb een toffe oefening gemaakt die je daarbij helpt. Je kunt deze hier downloaden. 

3.    Actieplan

Ik wil een kort inspirerend verhaaltje met je delen: Er was eens een leraar die zijn leerlingen een grote glazen pot liet zien. Hij vulde de pot tot de rand toe met keien en vroeg zijn studenten toen: is de pot vol? Het antwoord van de klas luidde ja! Vervolgens haalde hij een bak vol kiezelsteentjes tevoorschijn en deed die bij de keien in de pot. De kleine kiezels vulden de ruimte tussen de keien op. Is de pot nu vol? Vroeg hij aan zijn klas….Vervolgens voegde hij nog een emmer met zand toe. Ook deze pasten er nog bij. Daarna pakte hij een kan koffie en voegde die nog toe aan de pot.

De les van dit verhaaltje: besteedt als eerste aandacht aan dat wat belangrijk is, en vul daarna je tijd in met dingen die minder prioriteit hebben. Zoals kiezels en zand. En tot slot: De les van de kan met koffie is, dat je altijd tijd kunt maken voor een vriend die behoefte heeft aan een bakkie koffie…

In het boekje dat ik las en dat me inspireerde tot deze blog worden activiteiten die je helpen om je doelen te halen keien genoemd. Keien zijn dus helpend en verdienen je aandacht. In de praktijk wordt je heel vaak afgeleid door kiezels. Kiezels en zand zijn allerlei zaken die prioriteit krijgen (of ze dat nu wel of niet verdienen). Je kunt zo je hele dag vullen met kiezels of zand…

Jij wilt je doelen bereiken, dan is het natuurlijk handig als je weet hoe je dat gaat doen. Door een actieplan te maken breng je dit in kaart. Een actieplan is niets meer en niets minder dan een overzicht van de dingen die jij gaat doen, de activiteiten die jij onderneemt, om je doelen te halen. Dat zijn de keien. Overige zaken die je aandacht vragen komen dus pas op de tweede of derde plaats. En laat tot slot ruimte over voor spontaniteit, denk maar aan de kan met koffie. Neem dus de tijd om een actieplan te maken en maak daarin voldoende tijd voor je keien…

4.    Wat belangrijk is heeft voorrang

Maak er een gewoonte van om de activiteiten die je op een dag doet te bevragen. Want hoewel je agenda vol is gepland met de dingen die je belangrijk vindt, komen er vaak andere dingen langs gedurende de dag die je aandacht vragen. De oplossing zit dus niet alleen maar in het actieplan, maar ook hoe je in de praktijk omgaat met het blussen van brandjes en ad hoc werkzaamheden.

Een handige manier om hier vorm aan te geven is de Eisenhower-matrix. Dit is een schema waarbij je taken onder kunt verdelen aan de hand van 4 kwadranten: 

1. Belangrijk en dringend
2. Belangrijk en niet-dringend
3. Dringend en niet-belangrijk
4. Niet dringend en niet-belangrijk.

Een eenvoudige manier om je activiteiten hieraan te toetsen is het volgende ezelsbruggetje, wat ik zelf vaak gebruik als ik dreig te verdrinken in ad-hoc activiteiten of dingen die mijn aandacht vragen terwijl ik er eigenlijk geen tijd voor heb óf wil maken. Het helpt mij dan om even afstand te nemen en na te denken over wat me te doen staat, dus wie weet helpt het jou ook. Stel jezelf de volgende vraag, maar leg steeds de nadruk anders:

1. Moet ik dit nu doen?
2. Moet ik dit nu doen? 
3. Moet ik dit nu doen? 
4. Moet ik dit nu doen? 
5. Moet ik dit nu doen? 

Het komt erop neer dat je zoveel mogelijk je tijd besteedt aan de 2 bovenste kwadranten en dat je daarnaast zoveel mogelijk probeert te delegeren of over te slaan. Let wel: het gaat hierbij natuurlijk nog steeds om de doelen die jij graag wilt bereiken of over je werkzaamheden. In je vrije tijd kan het juist hartstikke fijn zijn om je met niet-dringende en/of niet-belangrijke zaken bezig te houden.

5. Overzicht geeft rust

Eén van de dingen die ik heel veel heb gezien in mijn loopbaan is dat mensen het overzicht kwijt raken, om wat voor reden dan ook. Het gaat dan altijd over 1 van de volgende dingen: overzicht over spullen, taken en/of tijd. Wanneer je dit overzicht wel hebt bespaart je dat ontzettend veel tijd én energie. Daarom is het van belang dat je als je onrust ervaart eens even checkt of je wel overzicht hebt over één van die 3 zaken. Heb je dat niet dan weet je wat je te doen staat! Wanneer je namelijk overzicht kwijt bent gaat er veel tijd en energie zitten in grip of controle proberen te krijgen.

Om overzicht te krijgen is het belangrijk dat je weet wat er allemaal speelt in je leven. Een eenvoudige manier hiervoor, die je brein meteen rust geeft is het doen van een braindump. Een braindump is heel eenvoudig: het leegschrijven van je brein. Je doet dit door 10 minuten de tijd te nemen om alles op te schrijven wat er in je op komt. Echt alles: to do’s, dingen die je wilt kopen in de winkel, iemand met wie je nog een afspraak wilt maken, je huishoudklusjes die naar boven poppen, de opleiding die je nog eens wilde uitzoeken, de zolder die je aandacht vraagt….alles is goed. Schrijf maar lekker door.

Nadat je alles hebt opgeschreven kun je gaan kijken met de vorige tip in je achterhoofd welke dingen echt belangrijk zijn (die plan je in je agenda), alle overige zaken delegeer je of je neemt er een besluit over. En let op: vermijdt het uitstellen van besluiten, want daardoor verdwijnt je rust weer. Uitgestelde besluiten zijn als een overvolle kast waarvan je weet dat je er nog eens door heen moet…

Een braindump is een eerste stap in het verkrijgen van overzicht, maar je zult zien: doe je dit regelmatig én ga je vervolgens aan de slag met de activiteiten die je echt moet doen, dan ga jij als een dolle richting meer overzicht.

6. De kracht van gewoonten

Gewoontes zijn onbewuste patronen in ons gedrag. Ze kunnen ons ondersteunen óf in de weg zitten. Omdat gewoontes vaak onbewust zijn is het lastig er iets in te veranderen, ook al weet je dat ze je niet helpen. Daarom is het slim om af en toe eens stil te staan bij jouw gewoontes: wat doe jij altijd zonder erbij na te denken, wat doe jij ’s morgens als eerste voor je uit bed stapt, en wat voor je naar bed gaat.

Goede en gezonde gewoontes helpen je verder, geven je energie en zelfvertrouwen. Gewoontes die je niet dienen, staan je in de weg om jezelf te ontwikkelen en vermoeien je. Door dus aan de slag te gaan met het aanleren van gewoontes die passen bij je en bij het leven dat jij graag zou willen leiden geef jij jezelf als het ware een boost!

De makkelijkste manier om nieuwe gewoontes aan te leren is door ze te koppelen aan al bestaande, positieve gewoontes. Bijvoorbeeld: je poetst elke dag je tanden, je kunt hier een nieuwe gewoonte aan koppelen: zoals net voor of na het tanden poetsen ga ik voortaan… Snap je het idee? Wees je dus bewust van de kracht van gewoontes, zowel gewoontes die je helpen als die je tegenwerken.

7. Grenzen stellen

Je tijd optimaal benutten betekent ook dat je grenzen stelt aan wat jij met je tijd kunt én wilt doen. Daarom is het handig als je leert om grenzen te stellen en assertief op te komen voor hoe jij om wilt gaan met jou agenda. Eigenlijk heel logisch toch? Maar veel mensen, jij misschien ook wel, vinden het heel ingewikkeld om nee te zeggen tegen een uitnodiging of een werkopdracht. Toch ben jij de enige die jouw grenzen kan bewaken. Iemand anders zal dit niet voor je doen. Al is het alleen maar, omdat de ander jouw grenzen niet precies kent.

Moeite met grenzen stellen heeft meestal te maken met angst voor afwijzing of boze reacties. Vaak zitten er allerlei gedachten achter die in jouw hoofd ronddansen en die je belemmeren om te benoemen wat jij nodig hebt en zo grenzen te stellen. Wees je daar dus van bewust als jij je hierin herkent en jij daardoor vaak een veel te volle agenda hebt, omdat je maar overal ja tegen zegt! Hierover wil ik je 2 dingen meegeven:

1. Ja zeggen is ook nee zeggen, maar dan tegen iets anders, iets wat je misschien wél graag had willen doen. Of misschien zelfs tegen je eigen welzijn…
2. Vraag je eens af of je gedachten, je angst, realistisch zijn. Zo niet, wat zou je ook kunnen denken als argument om juist wel je grenzen te stellen?

8. Energie!

Als jij lekker veel energie hebt, dan zit je vaak ook goed in je vel en merk je dit in alles: je zorgt beter voor jezelf, durft makkelijker grenzen te stellen en ervaart minder onzekerheid. Je bent dan ook beter in staat om de dingen die je inplant echt uit te voeren. Dus eigenlijk is voldoende energie een voorwaarde om je tijd optimaal te kunnen benutten. Er zijn een aantal dingen die bijdragen aan een gezonde hoeveelheid energie. Denk bijvoorbeeld aan:

1. Weinig stress
2. Focus (dus niet multitasken)
3. Gezelschap (verbinding met anderen geeft ons voldoening en energie, al is dit voor iedereen wel verschillend hoe groot het effect hiervan is).
4. Nachtrust
5. Voeding
6. Bewegen

Ga eens na of jou energie op 100% zit, zo niet, hoe komt dit dan en wat zou je kunnen doen om de komende tijd op te laden? Je energie is echt iets dat prioriteit verdient in je leven. 

9. Delegeren

Ik heb het al even gehad over delegeren van taken. Maar dit verdient nog wat meer aandacht. Je kunt namelijk je activiteiten of een deel daarvan verdelen over andere mensen. Dit wil niet zeggen dat de ander vervolgens ook helemaal verantwoordelijk is voor jouw taak, maar wel dat je qua uitvoering de verantwoordelijkheid voor een deel uit handen geeft. En dat kan je veel rust én tijd opleveren. Mits je natuurlijk vertrouwen hebt in de ander, maar dat is weer een heel ander onderwerp. 

Delegeren vraagt wel wat inzicht. Want je moet daarvoor nadenken over wie de taak kan uitvoeren, hoe je zorgt voor de juiste instructies én wat er wordt verwacht van het eindresultaat. Zo levert iets uit handen geven als het goed is beide partijen iets moois op. Het levert jou de kans op om los te laten én te ontspannen. En daarnaast kan degene die het uitvoert zich lekker verder ontwikkelen en doen waar hij of zij goed in is. Een belangrijke voorwaarde om op een ontspannen manier te delegeren is trouwens wel dat jij jezelf niet perfectionistisch opstelt, maar de ander ook de ruimte geeft om te ontdekken, te leren en mogelijk ook fouten te maken..

Delegeren gaat overigens niet alleen op in je werk, maar denk ook eens aan thuis: durf jij bijvoorbeeld je tiener helemaal alleen te laten koken, zonder steeds maar in te grijpen? Mijn boodschap rondom delegeren is vooral: wees je er van bewust dat je echt niet alles in jouw leven alleen hoeft te doen. Er zijn vaak mensen die je willen helpen. Alles wat jij moet doen is het vragen.

10. Plezier maken

Ik weet niet zo goed hoe deze tip je tijd oplevert, maar het levert je in elk geval plezier op. Wanneer je niet al te serieus aan de slag gaat maar op zijn tijd ook eens de dingen relativeert en een beetje humor in het spel brengt….in het boekje: optimaal omgaan met de tijd staat dan zo mooi: Soms lijkt het dan of de tijd even stil staat…

Dit geldt overigens voor allerlei situaties waarin jij bezig bent met wat belangrijk voor je is. Zorg dat je plezier hebt, dat alles brengt wat luchtigheid ook in de serieuze zaken en taken. En bovendien: Time flies when your having fun….Hoewel: of dat nou het effect is dat je wilt, laat ik in het midden.